KI-gestützte Steuererklärung & Belegerfassung: Steuersoftware, Dr. Tax und eigener RAG-Workflow

Worum es geht

Die Erstellung einer Steuererklärung in der Schweiz besteht aus mehreren Schritten: Belege sammeln, Werte erfassen, in einer kantonal zugelassenen Software deklarieren und einreichen. KI berührt heute vor allem die ersten beiden Schritte – das Auslesen von Belegen (OCR plus Plausibilisierung) und das Auffinden von Steuerwissen. Der Deklarations- und Einreichungsschritt selbst läuft weiterhin über die offizielle Software des jeweiligen Kantons oder über Branchenlösungen.

Man unterscheidet drei Bausteine: erstens die Steuersoftware – Software, die von Kantonen eingesetzt oder zugelassen wird (etwa eTax, eine von der Ringler Informatik AG entwickelte private Plattform, die in einem Teil der Kantone als offizielle Einreichungslösung dient, sowie kantonal betriebene Eigenportale) und Branchenlösungen wie Dr. Tax; zweitens die Belegerfassung (Scannen und automatisches Auslesen von Lohnausweisen, Zinsbescheinigungen, Wertschriftenverzeichnissen usw.); drittens ein eigener RAG-Workflow, der internes Steuerwissen, Wegleitungen und Kanzlei-Notizen durchsuchbar macht. Diese Bausteine ergänzen sich; keiner ersetzt die fachliche Verantwortung der Treuhänderin oder des Treuhänders.

Warum das wichtig ist

In Treuhandbüros ist die Steuersaison stark getaktet: viele Dossiers, ähnliche Belegtypen, knappe Fristen. Manuelles Abtippen von Lohnausweisen und Bankbelegen ist fehleranfällig und bindet Zeit, die für die eigentliche Beratung fehlt. Hier setzt Automatisierung an – nicht um Fachleute zu ersetzen, sondern um Routinearbeit zu verdichten und Tippfehler zu reduzieren.

Die Branche bewegt sich in diese Richtung: Der Anbieter Ringler Informatik AG (Dr. Tax) hat angekündigt, den bestehenden Steuerworkflow um Funktionen zur automatisierten Belegerkennung und -verbuchung zu erweitern; die Einführung ist für Herbst 2026 vorgesehen, in der Einführungsphase ohne zusätzliche Lizenzkosten – ob und zu welchen Bedingungen das Feature später separat bepreist wird, hat Ringler noch nicht kommuniziert. Gleichzeitig digitalisieren Kantone ihre Einreichung: Aargau hat EasyTax – zuletzt für die Steuerperiode 2024 im Einsatz – ab der Steuerperiode 2025 durch die webbasierte Lösung eTAX AARGAU abgelöst, die seit Januar 2026 verfügbar ist.

Für ein Büro bedeutet das: Wer Belegerfassung und Wissenssuche sauber aufsetzt, gewinnt Tempo und Konsistenz – behält aber die Hoheit über jede deklarierte Zahl.

Wie es funktioniert

Belegerfassung mit OCR und KI. Ein Beleg wird gescannt oder als PDF importiert. OCR wandelt das Bild in Text; ein nachgelagertes Modell ordnet die Werte zu (z. B. Bruttolohn, Quellensteuer, Wertschriftenertrag) und schlägt vor, in welches Feld sie gehören. Moderne Erkennung kann auch mehrseitige Sammel-PDFs trennen, wie sie bei gescannten Mandantendossiers entstehen. Wichtig: Der Vorschlag ist ein Entwurf, der vor der Übernahme geprüft wird.

Deklaration in zugelassener Software. Die geprüften Werte fliessen in die Steuersoftware. Hier kommen Lösungen zum Einsatz, die der jeweilige Kanton einsetzt oder zulässt – das von Ringler betriebene eTax (etax.ch), eine lizenzierte Drittlösung, die einzelnen Kantonen als offizielle Einreichungsplattform dient, sowie kantonal betriebene Eigenportale (z. B. eTAX AARGAU, eTax.zug, E-Tax SG). Branchensoftware wie Dr. Tax Professional – nach Anbieterangaben in allen 26 Kantonen einsetzbar – erzeugt die formal korrekte, einreichbare Erklärung. Dieser Schritt bleibt formgebunden und wird durch KI nicht ersetzt.

Eigener RAG-Workflow auf Steuerwissen. RAG (Retrieval-Augmented Generation) heisst: Eine Frage wird zuerst gegen eine eigene, kuratierte Wissensbasis (Wegleitungen, Kreisschreiben, interne Merkblätter, frühere Fälle) durchsucht; nur die gefundenen Belegstellen gehen als Kontext an das Sprachmodell. So entstehen Antworten mit Quellenbezug statt freier Spekulation. Bei fairlane liegt diese Wissensbasis in der eigenen RAG-Umgebung mit Datenstandort Schweiz und ist anbieterunabhängig – das Modell im Hintergrund lässt sich austauschen, ohne den Workflow neu zu bauen.

Vom Beleg zur geprüften Erklärung

1. 01Mandantendossier scannen oder als PDF importieren; mehrseitige Sammel-PDFs werden in Einzelbelege getrennt.
2. 02OCR liest den Text aus; ein Modell ordnet Werte zu und schlägt das passende Deklarationsfeld vor.
3. 03Treuhänder prüft jeden Vorschlag (Betrag, Feld, Belegtyp) und korrigiert bei Bedarf – der Entwurf wird erst nach Freigabe übernommen.
4. 04Geprüfte Werte in die zugelassene Steuersoftware übernehmen (vom Kanton eingesetzte oder zugelassene Lösung bzw. Dr. Tax Professional).
5. 05Bei Fachfragen den eigenen RAG-Workflow nutzen: Antwort mit Quellenbezug aus Wegleitungen, Kreisschreiben und internen Merkblättern.
6. 06Erklärung fachlich abschliessen, formal über die kantonale Software einreichen; Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten beachten.

Wann sinnvoll

Belegerfassung mit OCR/KI lohnt sich, wenn wiederkehrende, strukturierte Belege in grosser Zahl anfallen – Lohnausweise, Bank- und Depotbelege, Zins- und Spendenbescheinigungen. Je standardisierter der Beleg, desto zuverlässiger die Erkennung und desto grösser die Zeitersparnis pro Dossier.

Ein eigener RAG-Workflow ist sinnvoll, wenn Ihr Wissen verstreut ist: Wegleitungen mehrerer Kantone, interne Merkblätter, frühere Fälle, Mail-Verläufe. RAG macht diesen Bestand durchsuchbar und liefert Antworten mit Fundstelle – nützlich für Onboarding, Vertretungen und einheitliche Auskünfte. Besonders passend ist der Ansatz, wenn Datenschutz und Datenstandort hohe Priorität haben und Sie nicht von einem einzigen Modellanbieter abhängig sein wollen.

Grenzen und Verantwortung

KI erfasst und schlägt vor – sie deklariert nicht in Ihrer Verantwortung. Die fachliche Beurteilung (Abzugsfähigkeit, Bewertung, kantonale Besonderheiten, Härtefälle) und die Richtigkeit der eingereichten Erklärung verbleiben bei der Treuhänderin oder dem Treuhänder. OCR-Werte und Modellvorschläge sind Entwürfe und vor der Übernahme zu prüfen; gerade bei untypischen Belegen, schlechter Scanqualität oder mehrdeutigen Positionen ist eine manuelle Kontrolle Pflicht.

Keine automatische Vollständigkeit: Fehlt ein Beleg, erkennt die Erkennung ihn nicht. Auch kann ein Sprachmodell plausibel klingende, aber falsche Aussagen erzeugen – RAG mit Quellenbezug mildert dies, hebt die Prüfpflicht aber nicht auf.

Datenschutz setzt klare Grenzen. Steuerunterlagen enthalten Personendaten, teils besonders schützenswerte. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) gilt direkt für KI-gestützte Bearbeitung; ein Cloud- oder KI-Anbieter handelt typischerweise als Auftragsbearbeiter (Art. 9 revDSG), sofern er keine eigene Zweckbestimmung vornimmt, und darf nur auf Weisung und im vertraglich gesicherten Rahmen bearbeiten – im Einzelfall ist auch eine gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 19 ff. revDSG) denkbar. Bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein (Art. 22 revDSG). Art. 62 revDSG stellt die vorsätzliche Offenbarung geheimer Personendaten unter Strafe – unabhängig von Profession oder Branche (sog. kleines Berufsgeheimnis, Antragsdelikt, Busse bis CHF 250 000). Der Tatbestand erfasst alle geheimen Personendaten, nicht nur besonders schützenswerte. Dies ist keine Rechtsberatung – die konkrete Ausgestaltung gehört in einen Auftragsbearbeitungsvertrag und ggf. eine fachliche Prüfung.

Häufige Fragen

Verwandte Themen

Quellen

1. Dr. Tax (Ringler Informatik AG) – Automatisierung Belegerkennung und -verbuchung (News) · 2026
2. Dr. Tax Professional – Produktübersicht (Ringler Informatik AG) · 2026
3. eTax.ch – Online-Steuererklärung für die Schweiz (Ringler Informatik AG) · 2026
4. eTAX AARGAU – Kanton Aargau (löst EasyTax ab Steuerperiode 2025 ab) · 2026
5. EDÖB – KI und Datenschutz · 2026
6. Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG / revDSG), SR 235.1 – Fedlex · 2023
7. EDÖB – Outsourcing / Auftragsdatenbearbeitung (Art. 9 DSG) · 2026